QUESTIONS
Questions fréquentes sur nos automatisations
Les questions qu'on nous pose avant un premier échange, avec des réponses courtes et vérifiables.
RÉPONSE DIRECTE · Que fait VirtuaTech, et pour qui ?
VirtuaTech conçoit à Montréal des automatisations sur mesure pour les PME et les organismes : collecte d'information, relances, préparation de documents et saisie entre les outils. Un agent prépare le travail, une personne de votre équipe approuve ce qui compte. Tout commence par un appel découverte gratuit de 20 minutes.
Que construit VirtuaTech, concrètement ?
Des sites et formulaires de réception, des connexions entre vos outils, des CRM ou interfaces de suivi et des agents IA pour les tâches répétitives. Par exemple : recevoir une demande, créer son dossier, repérer les pièces manquantes et préparer la prochaine action pour votre équipe.
À qui cela s’adresse-t-il ?
Aux PME et aux organismes dont l’équipe traite régulièrement des demandes, des inscriptions ou des dossiers et perd du temps en ressaisie, en relances ou en recherche d’informations. Nos mandats passés viennent surtout de cabinets de conseil financier, de courtiers et d’un bureau aux opérations réglementées : des environnements où chaque étape doit être vérifiable. Le premier échange sert à vérifier si votre problème correspond à ce que nous savons construire.
Faut-il automatiser toute l’entreprise ?
Non. Nous commençons par un processus précis : les demandes entrantes, le suivi des prospects ou la préparation des dossiers, par exemple. Nous définissons le périmètre avant de construire et élargissons seulement si les résultats le justifient.
Que se passe-t-il pendant le premier appel ?
Apportez un exemple de demande ou de dossier qui vous fait perdre du temps. Nous regardons les étapes, les outils utilisés et ce qui bloque. Nous discutons ensuite d’un premier périmètre possible. Le devis et le calendrier viennent après définition du travail ; ils ne sont pas supposés à l’avance.
Faut-il remplacer notre CRM ou nos logiciels ?
Pas nécessairement. Nous vérifions d’abord ce que vos outils permettent et comment les relier. Une nouvelle interface ou un remplacement n’est proposé que si le processus en a besoin.
Les agents IA parlent-ils directement à mes clients ?
Ils peuvent répondre, demander une pièce ou préparer une prise de rendez-vous dans les limites que vous choisissez. Les échanges nécessitant un conseil ou une décision importante sont transmis à une personne.
Qui approuve les décisions importantes ?
Votre équipe. Nous définissons quelles tâches peuvent s’exécuter automatiquement et lesquelles doivent attendre une approbation. Une action engageante reste liée aux données et aux conditions que la personne a vérifiées.
Que se passe-t-il si un document manque ou si un outil tombe en panne ?
Le dossier reste en attente avec une raison visible et un responsable. Le système conserve la demande et signale l’exception ; il ne traite pas une vérification manquante comme une réussite.
Mes données clients servent-elles à entraîner des modèles IA ?
Les données des systèmes que nous construisons vous appartiennent et sont traitées selon vos instructions. Les services utilisés et leurs conditions de traitement sont définis dans le mandat. Nous ne réutilisons pas vos dossiers pour promouvoir VirtuaTech ni pour entraîner des modèles généralistes.
Combien coûte le travail et combien de temps prend-il ?
Le prix et le calendrier dépendent du processus, des outils à connecter, des accès disponibles et des contrôles nécessaires. Nous définissons ce périmètre et vous présentons un devis avant la construction. Aucun délai ni économie universelle n’est garanti.
Comment vérifie-t-on que l’automatisation aide vraiment ?
Nous suivons les mesures pertinentes pour votre processus : temps de traitement, dossiers terminés, attentes, corrections ou rendez-vous enregistrés. Nous distinguons les tâches exécutées des résultats clients, et comparons aux données disponibles avant le changement.
Travaillez-vous en français et en anglais ?
Oui, y compris pour les échanges, la documentation et les messages des agents. Nous travaillons à distance avec des équipes au Canada, aux États-Unis et à l’international.
Make, Zapier, n8n ou du sur mesure : que choisissez-vous ?
L'outil suit le processus, pas l'inverse. Un lien simple entre deux logiciels peut passer par Make ou Zapier ; un processus avec des données sensibles ou des approbations se construit plutôt sur n8n, que vous pouvez héberger, ou en code sur mesure. Le choix est justifié par écrit dans l'audit.
Où sont hébergées mes données, et qu'en est-il de la Loi 25 ?
Nous documentons pour chaque automatisation quelles données personnelles circulent, où elles sont conservées, qui y accède et pendant combien de temps. L'hébergement au Canada est possible quand vos obligations l'exigent ; le Cockpit de ChainMyne, par exemple, est hébergé sur AWS au Canada.
Pourquoi l'audit est-il payant ?
Parce qu'il produit un travail réel : la carte écrite de votre processus, les priorités chiffrées avec vos données et un devis ferme. Le rapport vous appartient, et son prix est crédité sur la construction si vous poursuivez dans les 60 jours. L'appel découverte de 20 minutes, lui, est gratuit.
Commencez par un processus qui bloque
Apportez un exemple de demande sans réponse, de ressaisie ou de dossier en attente de pièces. Nous examinons les étapes et les outils avec vous, puis discutons du travail qu’un premier projet pourrait couvrir. Le périmètre, le devis et le calendrier sont convenus avant la construction.