RELANCES AUTOMATISÉES
Des relances qui partent au bon moment et s'arrêtent à la réponse
Relancer les clients, les pièces manquantes et les signatures sans y penser : VirtuaTech construit des relances sur mesure, reliées à vos outils, qui s'arrêtent dès que la personne répond.
RÉPONSE DIRECTE · Comment automatiser les relances clients et les relances de documents ?
Écrivez d'abord la règle : qui relancer, après combien de jours, par quel canal, avec quel message, et ce qui arrête la relance (une réponse, une pièce reçue, un désabonnement). Le système applique cette règle à partir de vos outils actuels, prépare chaque message et vous montre ce qui attend encore une réponse.
À QUI CELA S'ADRESSE
Pour les équipes qui attendent des pièces, des signatures, des réponses ou des paiements, et dont le suivi repose aujourd'hui sur la mémoire d'une personne ou sur un tableur.
Pourquoi les relances manuelles s'arrêtent
Une relance manuelle dépend de quelqu'un qui y pense, qui retrouve le bon dossier et qui sait ce qui manque. Dès que la semaine se remplit, elle glisse : le client n'est pas relancé, ou il l'est deux fois, ou il reçoit un message qui ignore la pièce envoyée la veille.
Une relance automatisée part de l'état réel du dossier. Elle sait ce qui a été reçu, ce qui manque encore et quand le dernier message est parti.
Ce que fait la machine
Repérer ce qui attend
Chaque matin, la liste des dossiers incomplets, des soumissions sans réponse et des signatures en attente, tirée de vos outils.
Rédiger la relance
Un message précis : la pièce exacte qui manque, le lien pour l'envoyer, dans la langue du client.
Envoyer au bon moment
Selon vos délais, vos heures et le canal choisi : courriel, texto, ou tâche confiée à une personne.
Arrêter dès la réponse
Une réponse, une pièce reçue ou un désabonnement arrête la séquence et met le dossier à jour.
Où vous gardez la main
Vous choisissez ce qui part seul et ce qui attend votre accord. Une demande de pièce peut partir automatiquement ; un rappel de paiement ou un message délicat peut attendre une approbation. Les réponses inattendues reviennent à une personne, avec le contexte du dossier.
Avec vos outils actuels
La relance lit l'état du dossier là où il vit déjà : CRM, tableur, formulaire, boîte courriel ou logiciel métier. Il n'est pas nécessaire de changer de CRM pour commencer : nous vérifions d'abord ce que vos outils permettent.
QUESTIONS DES DIRIGEANTS
Les clients vont-ils recevoir des messages robotiques ?
Chaque message est rédigé avec vous et nomme ce qui manque pour ce dossier-là. Les cas qui sortent du cadre reviennent à une personne au lieu de recevoir un texte générique.
Que se passe-t-il quand un client répond ?
La séquence s'arrête. La réponse est rattachée au dossier et, si elle demande une décision ou une explication, elle est transmise à la bonne personne.
Peut-on relancer par texto ?
Oui, si vos clients y ont consenti et si vos outils le permettent. Le canal, l'heure et la fréquence suivent vos règles et les règles de consentement applicables, comme la Loi 25 et la Loi canadienne anti-pourriel.
Commencez par un processus qui bloque
Apportez un exemple de demande sans réponse, de ressaisie ou de dossier en attente de pièces. Nous examinons les étapes et les outils avec vous, puis discutons du travail qu’un premier projet pourrait couvrir. Le périmètre, le devis et le calendrier sont convenus avant la construction.